文書保管をしてもらえば安心できる

Posted in 未分類 on 2016年4月5日 – 1:25 PM
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文書保管をしてもらえば安心できる

仕事をしていくと、必要になる書類はどうしても増えてしまうでしょう。
ですがそのどれもが大切な情報が載っているので、簡単に処分することもできません。
保管に困っている人も多いのではないしょうか。
そんな時には企業に文書保管を頼んでみると便利です。
しっかりと管理や保管を行ってくれるので、大事な情報が第三者に漏れる恐れもありません。
会社には今まで文書の保管に使っていたスペースが丸々空くので、さらにスペースを有効に活用することもできます。
今まで書類が邪魔で作業がしにくいと感じていた社員もきっと満足するはずです。
さらにスペースを広く確保したい時には、まずはいらない書類が無いか確認してみましょう。
そして自分で管理をすることに不安のある書類なら、文書保管をお願いしましょう。
大切な情報なので、会社でその辺の机の上に放置しておく、なんてことは絶対にしないでください。
もしそこから機密情報が漏れてしまえば、会社の信用問題にも関わります。

どんなものを文書保管してもらえるのか

経理に関係している文書はもちろん、文書保管では技術や研究に関するこれまでの資料も保管してもらえます。
さらにいろいろな種類の伝票や、これまでに行った取引の記録、図面などビジネスに大きく関わる文書は大抵どこの企業でも文書保管が可能です。
気軽にお願いしても良いでしょう。
他にも、病院では必ず必要になるカルテやレントゲン、投薬の記録などの医療文書なども受け付けている企業があるので、病院関係者にとってもかなり便利になると思います。
それらには患者さんの個人情報がたくさん記載されているので、特に注意して管理を行わなくてはいけません。
きちんとプロに情報を管理してもらうことができれば安心できますね。
情報の資産になる文書や書類を、セキュリティ設備が完璧に整った厳重な倉庫で保管するので、何も問題はありません。
情報が漏れてからでは遅すぎるので、最初から信頼できる企業を見つけて、そこに大切な情報の保管は任せるようにしましょう。

廃棄も安心して頼めるのが文書保管の魅力

長い間文書保管をお願いしていたけれど、次第にもう必要が無いと感じる書類もあるかもしれません。
そんな時は廃棄も企業にお願いすることができます。
保存する期限が切れた書類などは、自分から依頼を申し出ると秘密をしっかりと守ったままで廃棄してくれます。
そこで希望があれば、「ちゃんと廃棄をした」という証明書を発行できますので必要があれば受け取りましょう。
オフィスが移転する時に、書庫の整理の際に出た多くの書類を引き取って廃棄してくれることもあるので、その時は利用すると自分でゴミを処理する手間を省くことができます。
廃棄を行う時には、信頼できる提携先の製紙工場に持ち込むことになります。
文書保管が企業を救う
そこでは原則的に未開封のまま溶解処理をするので、情報が見られることも無いので安心してください。
その後はトイレットペーパーなどにリサイクルされる仕組みになっているので、環境にも優しいです。
文書保管を利用することはエコ活動にも繋がるので、ぜひ積極的に行いましょう。


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